Эффективное использование рабочего времени. Часть 1 Общее
Наверное одной из важнейших задач ответственного работника предприятия является выполнение как можно большего числа поставленных задач за 8 часов рабочего времени в день.
Для этого прежде всего необходимо организовать свое рабочее время таким образом чтобы
1. Ни чего не забывать. Для этого можно воспользоваться правилом "Лучше плохой карандаш чем хорошая память". Записывайте все что вам необходимо сделать или да же то что вы сделали особенно если сделали сверх плана. Память иногда нас подводит. Разное эмоциональное состояние или стресовая ситуация иногда приводит к частичной или полной потери данных необходимых для выполнения той или иной задачи. Пишите 100 процентов рабочая схема.
2. Выполнять все в срок. Очень часто бывает так что решенная задача завтра не то же самое что решенная задача сегодня. Другими словами иногда срок выполнения поставленной задачи играет более важную роль чем возможно и качество. (Часто критично в коммерческих организациях в сферах где высок уровень конкуренции и принятие решения за максимально короткий срок является ключевым)
Общие способы как быть эффективным в организации рабочего времени
Планировать. Если у вас есть четкий план не только по выполнению конкретной задачи, но и план какую задачу вслед за какой необходимо выполнять, то многие проблемы могут исчезнуть еще на стадии планирования.Для планирования характерна одно особенность про которую не стоит забывать. При планировании нужно учитывать некоторые особенности. План должен быть
- максимально подробным
- рассматривать задачу с разных сторон
- должен учитывать ресурсы и время выполнения
- должен учитывать возможные отклонения от нормальных условий и способы реагирования на изменения (если возможно)
- Учитываете как вы будете оправдывать не выполнение задачи в случае если на вас в процессе выполнения одной задачи навешали еще 10 срочных
Вести учет. Этот пункт будет естественным если вы уже начали планировать свою деятельность. Как бы вы не хотели и какой инструмент бы вы не выбрали для планирования вы уже сделали первый шаг к учету своего времени осталось только отмечать выполнили, не выполнили и причины. Все это уже учет...
Контролировать. Опять же если вы выполнили два предыдущих пункта то контроль это формальность. Тут необходимо сказать что контроль тут будет двух видов.
Первый вид это оперативный (текущий контроль) всегда видеть, что выполнено и что предстоит выполнить где нужно увеличить усилия, ну а где немного расслабится(этого как раз делать не стоит затянет, лучше выполнить и перейти к дальнейшему планированию).
Второй вид это так сказать рефлексирующий так сказать контроль по факту выполнения. Сводится к анализу того, что было выполнено и не было выполнено и анализа причин. Не поможет решить текущие задачи в срок, но позволит увидеть где вы не дорабатываете.
Ошибочно считается что планирование использования рабочего времени относится только к руководящим должностям. Каждый работник должен планировать свое рабочее время исходя из задач которые перед ним ставят. Если конечно работник хочет быть максимально эффективным в своей работе.
Для этого прежде всего необходимо организовать свое рабочее время таким образом чтобы
1. Ни чего не забывать. Для этого можно воспользоваться правилом "Лучше плохой карандаш чем хорошая память". Записывайте все что вам необходимо сделать или да же то что вы сделали особенно если сделали сверх плана. Память иногда нас подводит. Разное эмоциональное состояние или стресовая ситуация иногда приводит к частичной или полной потери данных необходимых для выполнения той или иной задачи. Пишите 100 процентов рабочая схема.
2. Выполнять все в срок. Очень часто бывает так что решенная задача завтра не то же самое что решенная задача сегодня. Другими словами иногда срок выполнения поставленной задачи играет более важную роль чем возможно и качество. (Часто критично в коммерческих организациях в сферах где высок уровень конкуренции и принятие решения за максимально короткий срок является ключевым)
Общие способы как быть эффективным в организации рабочего времени
Планировать. Если у вас есть четкий план не только по выполнению конкретной задачи, но и план какую задачу вслед за какой необходимо выполнять, то многие проблемы могут исчезнуть еще на стадии планирования.Для планирования характерна одно особенность про которую не стоит забывать. При планировании нужно учитывать некоторые особенности. План должен быть
- максимально подробным
- рассматривать задачу с разных сторон
- должен учитывать ресурсы и время выполнения
- должен учитывать возможные отклонения от нормальных условий и способы реагирования на изменения (если возможно)
- Учитываете как вы будете оправдывать не выполнение задачи в случае если на вас в процессе выполнения одной задачи навешали еще 10 срочных
Вести учет. Этот пункт будет естественным если вы уже начали планировать свою деятельность. Как бы вы не хотели и какой инструмент бы вы не выбрали для планирования вы уже сделали первый шаг к учету своего времени осталось только отмечать выполнили, не выполнили и причины. Все это уже учет...
Контролировать. Опять же если вы выполнили два предыдущих пункта то контроль это формальность. Тут необходимо сказать что контроль тут будет двух видов.
Первый вид это оперативный (текущий контроль) всегда видеть, что выполнено и что предстоит выполнить где нужно увеличить усилия, ну а где немного расслабится(этого как раз делать не стоит затянет, лучше выполнить и перейти к дальнейшему планированию).
Второй вид это так сказать рефлексирующий так сказать контроль по факту выполнения. Сводится к анализу того, что было выполнено и не было выполнено и анализа причин. Не поможет решить текущие задачи в срок, но позволит увидеть где вы не дорабатываете.
Ошибочно считается что планирование использования рабочего времени относится только к руководящим должностям. Каждый работник должен планировать свое рабочее время исходя из задач которые перед ним ставят. Если конечно работник хочет быть максимально эффективным в своей работе.
Комментарии
Отправить комментарий